Microsoft-Lizenzierung · Modul 3 · Power BI & Fabric
Power BI Pro, Premium Per User oder Fabric:
Welche Lizenz wird wirklich benötigt?
Power BI macht Unternehmensdaten als Berichte sichtbar. Welche Lizenz benötigt wird, hängt vor allem davon ab, wer Berichte erstellt, wer sie ansieht und in welchem Arbeitsbereich sie bereitgestellt werden.
Das Wichtigste vorab
Nicht jeder braucht dieselbe Power-BI-Lizenz – aber jeder braucht passende Rechte.
Eine bezahlte Datenumgebung allein reicht nicht automatisch aus. Entscheidend ist, welche Aufgaben eine Person übernimmt und wo der Bericht gespeichert wird.
- 01Wer Berichte erstellt oder teilt, benötigt passende Pro- oder Premium-Rechte.
- 02Bei Premium Per User brauchen auch die Betrachter die entsprechende Lizenz.
- 03Kostenloses Betrachten ist unter bestimmten Voraussetzungen ab Fabric F64 möglich.
- 04Microsoft 365 E5 und Office 365 E5 enthalten bereits Power BI Pro.
Einfach erklärt · Die wichtigsten Begriffe
Wer erstellt den Bericht – und wer schaut ihn an?
Power BI macht Daten in Berichten sichtbar. Für die Lizenzierung ist wichtig, wer einen Bericht erstellt, teilt oder nur ansieht.
Power BI Pro
Eine User-Lizenz, mit der Berichte erstellt, veröffentlicht und geteilt werden können.
Premium Per User (PPU)
Eine User-Lizenz mit zusätzlichen Premium-Funktionen für einzelne Personen.
Fabric-Kapazität
Bezahlte Rechenleistung für Daten und Berichte. Sie ersetzt nicht automatisch persönliche User-Lizenzen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Teammitglied veröffentlicht einen Bericht für zehn Kolleginnen und Kollegen. Im normalen Pro-Arbeitsbereich müssen auch die Personen, die den Bericht ansehen, passend lizenziert sein.
Die vier Bausteine
Free, Pro, Premium Per User und Fabric erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Zuerst muss getrennt werden, ob ein User Inhalte erstellt, veröffentlicht oder nur betrachtet – und in welcher Umgebung diese Inhalte liegen.
Fabric Free / Power BI Free
Für persönliche Inhalte in „Mein Arbeitsbereich“ und kostenlose Funktionen. Gemeinsame Berichte dürfen Free-User regulär nur ansehen, wenn Bericht und semantisches Modell auf einer berechtigten F64+-Kapazität liegen und Viewer-Berechtigungen bestehen.
Power BI Pro
Für das Erstellen, Veröffentlichen, Teilen und gemeinsame Nutzen von Power-BI-Inhalten. In gewöhnlichen Pro-Workspaces benötigen grundsätzlich sowohl Autoren als auch Berichtsempfänger Pro oder PPU.
Premium Per User
Enthält sämtliche Pro-Rechte sowie zusätzliche Premium-Funktionen. In einem PPU-Workspace benötigt jeder zugreifende User eine PPU-Lizenz. Eine separate Pro-Lizenz ist bei einer vollständigen PPU-Lizenz nicht zusätzlich erforderlich.
Microsoft Fabric F-SKUs
Stellt Rechenkapazität bereit und wird separat bezahlt. F2 bis F32 befreien Berichtsempfänger nicht von Pro oder PPU. Erst ab F64 können reine Power-BI-Viewer mit Fabric Free auf geeignet bereitgestellte Inhalte zugreifen.
Entscheidungsmatrix
Welche Lizenz braucht welcher User?
Für interne Standardfreigaben entscheidet immer die Kombination aus Workspace, Kapazität und tatsächlicher User-Rolle.
| Szenario / Workspace | Erstellen / veröffentlichen | Nur ansehen | Worauf es ankommt |
|---|---|---|---|
| Power BI Desktop oder persönlicher Workspace | Free für lokale bzw. persönliche Inhalte | Keine normale gemeinsame Freigabe | Der kostenlose Desktop ersetzt keine Lizenz für Zusammenarbeit im Power BI Service. |
| Gemeinsamer Pro-Workspace ohne F64+ | Pro oder PPU | Pro oder PPU | Wer Berichte erhält und nutzt, braucht ebenfalls die passende User-Lizenz. |
| Premium-Per-User-Workspace | PPU | PPU | Pro allein genügt nicht – auch dann nicht, wenn Zugriffsrechte technisch gesetzt wurden. |
| Fabric F2, F4, F8, F16 oder F32 | Pro oder PPU | Pro oder PPU | Die bezahlte Kapazität unterhalb F64 macht Berichtskonsum nicht lizenzfrei. |
| Fabric F64 oder größer | Pro oder PPU | Fabric Free ist möglich | Viewer-Rolle erforderlich; Bericht und zugrunde liegendes semantisches Modell müssen auf der berechtigten Kapazität liegen. |
| Microsoft 365 E5 oder Office 365 E5 | Enthaltenes Power BI Pro nutzen | Enthaltenes Power BI Pro nutzen | Bestehende Rechte zuerst prüfen, um doppelte Pro-Lizenzen zu vermeiden. |
Ein in Teams oder SharePoint eingebetteter Bericht bleibt ein Power-BI-Bericht. Row-Level Security, Viewer-Rechte oder ein funktionierender Link verändern die lizenzrechtliche Voraussetzung nicht. Externe Embedded-Szenarien und Gastzugriffe müssen gesondert bewertet werden.
Die F64-Schwelle
Warum eine Fabric-Kapazität nicht automatisch kostenlose Viewer bedeutet.
F32 und F64 unterscheiden sich nicht nur bei der Rechenleistung. Für Power-BI-Berichtsempfänger markiert F64 eine zentrale lizenzrechtliche Schwelle.
F2 bis F32
Der Workspace kann bereits auf einer bezahlten Fabric-Kapazität liegen. Dennoch benötigt jeder User, der Power-BI-Berichte betrachtet, weiterhin Pro oder PPU.
F64, F128 und größer
Reine Berichtsempfänger können mit Fabric Free arbeiten, wenn sie ausschließlich Viewer sind und sowohl Bericht als auch semantisches Modell auf der berechtigten Kapazität bereitgestellt werden.
Ersteller bleiben lizenzpflichtig
Wer Power-BI-Inhalte erstellt, veröffentlicht oder mit erweiterten Workspace-Rollen bearbeitet, benötigt weiterhin Pro oder PPU – auch wenn die Kapazität F64 oder größer ist.
PPU ist keine Fabric-Kapazität
Premium Per User ermöglicht keine eigenständige Fabric-Kapazität für Lakehouses, Warehouses oder Notebooks. Diese Workloads benötigen eine geeignete Fabric-Kapazität beziehungsweise einen gültigen Testzugang.
Preise und Voraussetzungen
Voll-Lizenz, Add-on und enthaltene E5-Rechte sauber unterscheiden.
Microsoft nennt auf seiner deutschen Website die folgenden Listenpreise bei jährlicher Abrechnung; individuelle Verträge, Partnerkonditionen und tatsächliche Abrechnungsbedingungen können abweichen.
| Lizenz | Listenpreis | Voraussetzung / Hinweis |
|---|---|---|
| Power BI Pro | 12,10 € / User / Monat | Eigenständige Pro-Lizenz; alternativ kann Pro bereits in Microsoft 365 E5 oder Office 365 E5 enthalten sein. |
| Premium Per User – Voll-Lizenz | 20,80 € / User / Monat | Umfasst die Pro-Funktionen; eine zusätzliche separat zugewiesene Pro-Lizenz ist nicht erforderlich. |
| Premium Per User – Add-on / Upgrade | 12,10 € / User / Monat | Setzt ein bereits vorhandenes berechtigtes Pro-Recht voraus, beispielsweise Power BI Pro, Microsoft 365 E5 oder Office 365 E5. |
| Microsoft Fabric F-Kapazität | Kapazitätsabhängig | Separate Azure-/Fabric-Abrechnung; Größe, Region, Vertragsmodell, Laufzeit und Reservierungen beeinflussen den Preis. |
Bei bereits enthaltenem Pro-Recht aus E5 kann ein PPU-Add-on wirtschaftlich sein. Wird Pro dagegen separat bezahlt, müssen bestehende Pro-Kosten plus Add-on mit einer PPU-Voll-Lizenz verglichen werden. Ein Wechsel hängt außerdem von Vertragslaufzeit, Kündigungsmöglichkeiten und Produktberechtigung ab. Alle genannten Preise: Microsoft Deutschland, 22. August 2026, jährliche Abrechnung, zzgl. Umsatzsteuer.
Praxisbeispiele
Vier Unternehmenssituationen – vier unterschiedliche Lizenzentscheidungen.
Die günstigste Entscheidung ergibt sich aus der Kombination von Zielgruppe, benötigten Funktionen, vorhandenen Suites und tatsächlicher Nutzung.
3 Autoren und 12 Berichtsempfänger
In einem normalen Pro-Workspace benötigen alle 15 Personen Pro oder PPU. Nur drei Autoren zu lizenzieren reicht nicht, wenn die übrigen zwölf Berichte ansehen sollen.
5 Autoren und 30 PPU-Viewer
Liegt der Inhalt in einem PPU-Workspace, benötigen alle 35 zugreifenden User PPU. Fünf PPU-Lizenzen für Autoren und 30 Pro-Lizenzen für Viewer genügen nicht.
10 Autoren und 500 reine Viewer
Ab F64 können zehn Autoren mit Pro oder PPU arbeiten; 500 reine Viewer können Fabric Free nutzen, sofern Berechtigungen und Content-Platzierung stimmen. Die zusätzlichen Kapazitätskosten müssen trotzdem gegengerechnet werden.
F32 und 500 Berichtsempfänger
Auch bei einer bereits bezahlten F32-Kapazität benötigen Autoren und alle 500 Power-BI-Viewer weiterhin Pro oder PPU. Genau hier entstehen häufig Fehleinschätzungen bei Budgetierung und Compliance.
Lizenzmanagement & FinOps
Diese Fragen sollten vor dem Kauf beantwortet werden.
Power-BI-Lizenzierung ist nicht nur eine Produktentscheidung. Sie verbindet User-Berechtigungen, Plattformarchitektur, Unternehmensstrategie und laufende Kostensteuerung.
- 01Wer erstellt, veröffentlicht, administriert oder konsumiert Berichte – und welche Workspace-Rolle besitzt jeder User?
- 02Liegt der Bericht in einem Pro-, PPU- oder Fabric-Workspace und auf welcher konkreten Kapazitätsgröße?
- 03Befinden sich Bericht und zugrunde liegendes semantisches Modell auf derselben geeigneten F64+-Kapazität?
- 04Ist Power BI Pro bereits über Microsoft 365 E5, Office 365 E5 oder eine andere nachweisbare Berechtigung vorhanden?
- 05Erfüllt ein geplantes Add-on sämtliche Voraussetzungen und ist eine Voll-Lizenz möglicherweise wirtschaftlicher?
- 06Wie verändern Gäste, Teams-/SharePoint-Einbettung, Premium-Workspaces und Self-Service-Käufe die Gesamtlösung?
- 07Welche Fabric-Kosten entstehen durch Kapazität, Region, Auslastung, Laufzeit, Skalierung oder Reservierungen?
- 08Sind vorhandene Premium-P-SKUs, Vertragsenden und notwendige Fabric-Migrationen dokumentiert?
Merksatz
Nicht „Premium“ entscheidet – sondern User-Recht, Workspace und Kapazität zusammen.
Pro ermöglicht Zusammenarbeit, PPU erweitert einzelne User um Premium-Funktionen, Fabric stellt Kapazität bereit und erst F64+ kann reine Viewer von zusätzlichen Pro-Lizenzen befreien. Bestehende E5-Rechte und die Unternehmensstrategie gehören immer in die Entscheidung.
Offizielle Quellen
Geprüft anhand aktueller Microsoft-Dokumentation.
Microsoft-Lizenzierung, Vertragsbedingungen, Produktnamen und Preise können sich ändern. Verbindlich sind die jeweils geltenden Product Terms, der konkrete Vertrag, der Erwerbszeitpunkt und die tatsächliche Produktberechtigung.
- 01Microsoft Learn: Microsoft Fabric licenses and subscriptions↗Quelle öffnen
- 02Microsoft Learn: Power BI licenses for business users↗Quelle öffnen
- 03Microsoft Learn: Premium Per User frequently asked questions↗Quelle öffnen
- 04Microsoft Learn: Power BI licensing for your organization↗Quelle öffnen
- 05Microsoft: Power BI Preise und Premium-Per-User-Add-on↗Quelle öffnen
- 06Microsoft Learn: Premium capacity to Fabric migration FAQ↗Quelle öffnen
- 07Microsoft Learn: Premium capacity migration overview↗Quelle öffnen
- 08Microsoft Azure: Microsoft Fabric pricing↗Quelle öffnen
Hinweis: Dieser Artikel betrachtet typische interne Power-BI- und Fabric-Szenarien. Embedded-Kundenlösungen, Sonderverträge, Education, öffentliche Verwaltung, Gastzugriffe und individuelle Vertragsrechte müssen gesondert geprüft werden.