MICROSOFT-LIZENZIERUNG · MODUL 9 · SERVERPRODUKTE & ZUGRIFFSLIZENZEN

Serverprodukte und CALs:
Wer braucht welche Zugriffslizenz?

Eine Serverlizenz erlaubt den Betrieb der Software. Sie beantwortet aber nicht immer, wer darauf zugreifen darf. Genau dafür gibt es CALs, CAL-äquivalente Lizenzen und bei bestimmten Produkten External Connector.

Stand: 25. August 2026Lesedauer: 13 MinutenOffizielle Microsoft-Quellen

Die kurze Antwort

Zuerst den Server lizenzieren – danach jeden erforderlichen Zugriff.

Ob eine User-CAL, Device-CAL, additive CAL, CAL-äquivalente Microsoft-365-Lizenz oder ein External Connector passt, hängt vom Produkt, der Funktion, der Person und dem tatsächlichen Zugriffsweg ab.

01Eine CAL ist ein Zugriffsrecht und keine Serverlizenz.
02User-CALs werden Personen, Device-CALs werden Geräten zugewiesen.
03Für RDS oder andere Zusatzfunktionen kann zusätzlich zur Basis-CAL eine additive CAL erforderlich sein.
04External Connector gelten nur für berechtigte externe Personen und nur bei passenden Serverprodukten.
05Microsoft 365 oder Office 365 kann einzelne CAL-Rechte enthalten – aber nicht automatisch SQL- oder RDS-CALs.

Einfach erklärt · Die wichtigsten Begriffe

Drei Begriffe für Serverzugriffe ohne Verwirrung

Eine Serverlizenz erlaubt den Betrieb der Software. Eine Zugriffslizenz beantwortet die andere Frage: Welche Person oder welches Gerät darf darauf zugreifen?

User-CAL

Eine Zugriffslizenz wird einer bestimmten Person zugewiesen. Diese Person darf den passenden Server von verschiedenen Geräten aus nutzen.

Device-CAL

Eine Zugriffslizenz wird einem bestimmten Gerät zugewiesen. Verschiedene Personen dürfen den passenden Server über dieses Gerät nutzen.

External Connector

Bei geeigneten Serverprodukten kann eine Lizenz pro Server die Zugriffe berechtigter externer Personen abdecken.

Ein Beispiel aus der Praxis: Zehn Mitarbeitende greifen über drei gemeinsam genutzte PCs auf Windows Server zu. Je nach tatsächlicher Nutzung können zehn User-CALs oder drei Device-CALs sinnvoll sein. Die Serverlizenz wird zusätzlich benötigt.

Zwei Lizenzebenen auseinanderhalten

Serverlizenz und Zugriffslizenz sind nicht dasselbe

Bei vielen Microsoft-Serverprodukten werden zwei getrennte Fragen beantwortet: Darf die Software laufen? Und wer beziehungsweise welches Gerät darf sie nutzen?

SERVER

Lizenz für die laufende Software

Je nach Produkt wird eine Serverinstanz, ein physischer Server, eine VM oder eine bestimmte Zahl von Cores lizenziert.

ZUGRIFF

CAL für User oder Gerät

Eine Client Access License erlaubt einer bestimmten Person oder einem bestimmten Gerät den Zugriff auf die passende Serversoftware.

ZUSATZFUNKTION

Additive CAL kommt oben drauf

Wer erweiterte Funktionen nutzt, braucht neben der Basis-CAL häufig eine weitere additive Zugriffslizenz.

Eine CAL installiert keine Software und enthält keine Serverinstanz.

Umgekehrt deckt eine korrekt lizenzierte Serverinstanz die erforderlichen Zugriffe interner User oder Geräte nicht automatisch ab.

User oder Gerät?

Wann passt eine User-CAL und wann eine Device-CAL?

Beide Modelle können in einer Organisation kombiniert werden. Entscheidend ist, welche Zählweise die tatsächliche Nutzung wirtschaftlich und nachvollziehbar abbildet.

Typische Situation	Mögliche Wahl	Warum?
Eine Person nutzt Laptop, Tablet und Terminal	User-CAL	Eine personenbezogene CAL deckt den Zugriff dieser Person von mehreren Geräten ab.
Mehrere Schichten teilen wenige feste Geräte	Device-CAL	Ein lizenziertes Gerät kann von verschiedenen Personen für den Zugriff genutzt werden.
Büro-User plus gemeinsam genutzte Produktionsgeräte	Mischung prüfen	User- und Device-CALs dürfen passend zur Nutzung kombiniert werden.
Nur ein technisches Servicekonto greift direkt zu	Nicht nur das Konto zählen	Indirekte menschliche Zugriffe können durch Multiplexing weiterhin lizenzpflichtig sein.

User-CAL bedeutet nicht Concurrent User.

Zehn namentlich zu lizenzierende Personen benötigen nicht nur deshalb weniger CALs, weil höchstens drei von ihnen gleichzeitig arbeiten.

Basis- und Zusatzrechte

Was bedeutet Base CAL und Additive CAL?

Eine Basis-CAL erlaubt den grundlegenden Zugriff. Eine additive CAL erlaubt eine definierte erweiterte Funktion und ersetzt die Basis-CAL nicht.

WINDOWS SERVER

Windows Server CAL ist die Basis

Für normalen Zugriff auf Windows Server Standard oder Datacenter wird eine Windows Server CAL beziehungsweise ein anerkanntes CAL-Äquivalent benötigt.

REMOTE DESKTOP

RDS CAL ist zusätzlich erforderlich

Für eine Remote-Desktop-Sitzung wird neben der Windows Server Basis-CAL grundsätzlich eine passende RDS User- oder Device-CAL benötigt.

RMS UND MIM

Weitere additive Zugriffsrechte

Auch Active Directory Rights Management Services und Microsoft Identity Manager können zusätzliche Rechte erfordern. Für MIM können Microsoft Entra ID P1 oder P2 als passende User-Äquivalente gelten.

EXCHANGE

Standard plus Enterprise CAL

Die Exchange Standard CAL ist die Basis. Wer Enterprise-Funktionen wie bestimmte Archive, Holds oder DLP nutzt, braucht zusätzlich die Exchange Enterprise CAL.

SHAREPOINT

Standard plus Enterprise CAL

Die SharePoint Standard CAL deckt Basisfunktionen ab. Für definierte Enterprise-Funktionen wird zusätzlich die Enterprise CAL benötigt.

CAL-SUITES

Core CAL Suite und Enterprise CAL Suite

Die Core CAL Suite bündelt bestimmte Basisrechte. Die Enterprise CAL Suite enthält diese Rechte und ausgewählte additive CALs; sie ist keine Zusatzlizenz zur Core CAL Suite.

WICHTIGE AUSNAHMEN

SQL und RDS bleiben gesondert zu prüfen

Auch die Enterprise CAL Suite enthält keine SQL Server CAL. Die Core CAL Suite enthält keine additiven CALs wie die RDS CAL.

CAL-Name und Serveredition sind zwei verschiedene Ebenen.

Eine Exchange Enterprise CAL macht aus Exchange Server Standard keinen Enterprise-Server. Standard- und Enterprise-CALs richten sich nach der genutzten Funktion, nicht automatisch nach der Serveredition.

Windows Server und Remote Desktop

Welche Zugriffsrechte werden bei Windows Server benötigt?

Windows Server Standard und Datacenter werden über Cores lizenziert. Zusätzlich benötigen zugreifende User oder Geräte passende Zugriffsrechte – unabhängig davon, ob der Server physisch oder VM-basiert lizenziert wurde.

BASISZUGRIFF

Windows Server User- oder Device-CAL

Jeder erforderliche User oder jedes erforderliche Gerät braucht eine CAL derselben oder einer neueren Version als die aufgerufene Serversoftware.

REMOTE DESKTOP

Windows Server CAL plus RDS CAL

Wer auf einen RDS Session Host zugreift, benötigt zusätzlich eine passende RDS CAL. Für Windows Server 2025 reicht eine RDS CAL 2022 nicht aus.

TECHNISCHE VERWALTUNG

Produktausnahmen eng auslegen

Microsoft kennt bestimmte Ausnahmen, etwa für Zugriffe durch andere lizenzierte Server, Web- oder HPC-Workloads und eine physische OSE nur zur VM-Verwaltung. Sie sind keine allgemeine CAL-Befreiung.

120 TAGE

RDS-Grace-Period ist kein Lizenzrabatt

Die technische RDS-Grace-Period erleichtert die Einrichtung des Lizenzservers. Sie hebt die vertraglich erforderlichen RDS-Zugriffsrechte nicht auf.

Neue CAL greift auf ältere Version zu – nicht umgekehrt.

Eine Windows Server beziehungsweise RDS CAL 2025 kann passende ältere Versionen abdecken. Eine CAL 2022 erlaubt keinen Zugriff auf Windows Server 2025 beziehungsweise einen RDS Session Host 2025. Bei Windows-Server-Lizenzierung pro VM müssen außerdem sämtliche eingesetzten CALs als Subscription oder mit aktiver Software Assurance berechtigt sein.

Seit Oktober 2024 neu definiert

Wer gilt bei Microsoft wirklich als External User?

Extern bedeutet nicht einfach: Die Person steht nicht auf der Gehaltsliste. Seit 1. Oktober 2024 berücksichtigt Microsoft auch Arbeitszeit und regelmäßige Vor-Ort-Tätigkeit von Auftragnehmern und Agenten.

NICHT EXTERN

Mitarbeitende des Kunden oder verbundener Unternehmen

Eigene Mitarbeitende und Mitarbeitende von verbundenen Unternehmen gelten nicht als External Users.

NICHT EXTERN

Auftragnehmer mit mehr als 30 Stunden pro Woche

Wer typischerweise durchschnittlich mehr als 30 Stunden pro Woche für den Kunden oder verbundene Unternehmen arbeitet, gilt nicht als External User.

NICHT EXTERN

Auftragnehmer an jedem Arbeitstag vor Ort

Wer typischerweise an jedem Arbeitstag vor Ort arbeitet, gilt ebenfalls nicht als External User – unabhängig von der Arbeitgeberzugehörigkeit.

MÖGLICHERWEISE EXTERN

Kunden, Gäste oder gelegentliche Dienstleister

Andere Personen können External Users sein. Die aktuelle Definition und das konkrete Produktrecht müssen trotzdem einzeln geprüft werden.

Ein externer E-Mail-Account macht eine Person nicht automatisch zum External User.

Entscheidend ist die offizielle Microsoft-Definition – nicht die technische Identität, der Kontotyp oder die Bezeichnung im Unternehmen.

External Connector oder produktspezifisches Recht?

Externe Zugriffe werden nicht bei jedem Produkt gleich lizenziert

Ein External Connector ist kein universeller Pass für alle Microsoft-Server. Die Product Terms bestimmen je Produkt, ob ein EC, einzelne CALs oder bereits die Serverlizenz den externen Basiszugriff abdeckt.

Produkt	Typische externe Zugriffslogik	Wichtig
Windows Server	Einzelne CALs oder Windows Server External Connector pro zugegriffenem Server	Für Zusatzfunktionen können additive CALs oder additive ECs erforderlich sein.
Remote Desktop Services	Windows-Basisrecht plus RDS CAL oder passende Base- und Additive-External-Connector-Rechte	Ein Windows Server EC allein deckt RDS nicht automatisch ab.
Exchange Server SE	Externer Zugriff auf Basisfunktionen ist mit dem Server lizenziert	Für Enterprise-Zusatzfunktionen brauchen externe User Base- und Additive-CAL.
SharePoint Server SE	External User Access ist laut Product Terms mit dem Server lizenziert	Definition des External Users und genutzte Funktionen genau prüfen.
Project Server SE	Auch externe Zugriffe verlangen eine CAL oder ein anerkanntes Äquivalent	Keine allgemeine External-User-Befreiung.
SQL Server	Im Server/CAL-Modell einzelne SQL-CALs; alternativ Core-Modell ohne SQL-CAL-Zählung	Windows Server-Zugriffsrechte für das Betriebssystem bleiben separat zu prüfen.

Ein External Connector wird dem Server zugeordnet – nicht dem externen Unternehmen.

Greifen berechtigte externe Personen auf mehrere Windows Server zu, kann für jeden zugegriffenen Server ein eigener passender External Connector erforderlich sein.

Die wichtigsten Serverprodukte im Überblick

Welches Produkt bringt welche zusätzliche Zugriffsebene mit?

Die genaue Lizenzposition entsteht aus mehreren Schichten. Neben dem Anwendungsserver können auch Windows Server, SQL Server und weitere technische Komponenten eigene Rechte verlangen.

Serverprodukt	Serverseite	Zugriffsseite
Windows Server Standard/Datacenter	Core-Lizenzen für physischen Server oder berechtigte VM-Lizenzierung	Windows Server CAL, CAL-Äquivalent oder bei externen Zugriffen geeigneter EC
SQL Server Standard	Serverlizenz oder Core-Lizenzierung	SQL-CAL im Server/CAL-Modell; keine SQL-CAL im Core-Modell
SQL Server Enterprise	Bei neuen Lizenzen grundsätzlich Core-Modell	Keine zusätzliche SQL-CAL im Core-Modell; Windows-Zugriff separat prüfen
Exchange Server Subscription Edition	Serverlizenz pro laufender Instanz	Standard CAL als Basis; Enterprise CAL zusätzlich für definierte Funktionen
SharePoint Server Subscription Edition	Serverlizenz pro laufender Instanz	Standard CAL als Basis; Enterprise CAL zusätzlich für definierte Funktionen
Project Server Subscription Edition	Eigene Serverlizenz und technische SharePoint-/SQL-/Windows-Abhängigkeiten	Project Server CAL oder ausdrücklich genanntes CAL-Äquivalent pro User/Gerät
Skype for Business Server SE	Serverlizenz pro laufender Instanz	Standard CAL plus Enterprise- oder Plus-CAL für jeweilige Zusatzfunktionen
System Center	Management Licenses nach verwalteter Umgebung	Keine klassische User-CAL-Logik; verwaltete Server und Clients produktbezogen zählen

Die Anwendungskette ist wichtiger als der sichtbare Login.

Wer Project Server nutzt, kann gleichzeitig Rechte für Project Server, SharePoint Server, SQL Server und Windows Server benötigen. Jede Schicht muss separat bewertet werden.

Vorhandene Cloud-Lizenzen zuerst prüfen

Welche Microsoft-365- oder Office-365-Pläne können CALs ersetzen?

Microsoft nennt bestimmte User Subscription Licenses als CAL-Äquivalente. Diese Rechte gelten nur für den lizenzierten User, die konkrete SKU und den maßgeblichen Vertrag – nicht pauschal für den ganzen Tenant.

Plan	Windows Server Basis-CAL	Exchange Server SE	SharePoint Server SE
Microsoft 365 F1/F3	Ja, laut aktueller Äquivalenztabelle	Nein	Nein
Microsoft 365 E3/E5/E7	Ja	Basis- und additive Rechte	Basis- und additive Rechte
Office 365 E1	Nein	Basisrecht	Basisrecht
Office 365 E3/E5	Nein	Basis- und additive Rechte	Basis- und additive Rechte
Enterprise Mobility + Security E3/E5	Ja	Nein	Nein

Weder SQL-CAL noch RDS-CAL ist dadurch automatisch enthalten.

Die Tabelle folgt den Product Terms für EA/EAS und darf nicht ungeprüft auf CSP übertragen werden. Microsoft erklärt ausdrücklich, dass Microsoft 365 E3/E5 aus CSP keine Exchange-SE-Extended-Use-Rights enthalten. Office 365 Nonprofit E1 erfüllt die dort aufgeführten CAL-/ML-Anforderungen ebenfalls nicht. SKU, Vertragsprogramm, Serverrecht und CAL-Recht deshalb immer getrennt prüfen.

Subscription Edition richtig verstehen

Warum aktive Subscription- oder Software-Assurance-Rechte wichtig sind

Exchange, SharePoint, Project und Skype for Business werden heute als Subscription Edition angeboten. Für Betrieb und Zugriff gelten produkt- und vertragsabhängige Anforderungen an aktive Abonnementrechte oder Software Assurance.

SERVER UND CAL

Beide Seiten aktuell halten

Bei Exchange und SharePoint Subscription Edition müssen nicht nur Serverlizenzen, sondern auch die verwendeten CALs als Subscription oder mit aktiver Software Assurance berechtigt sein.

PROJECT SERVER

Eigene Voraussetzungen beachten

Project Server Subscription Edition verlangt nach den aktuellen Product Terms aktive Software Assurance und verfügt über eigene Server- und Zugriffsrechte.

PROJECT-ÄQUIVALENTE

Planner- und Project-Pläne prüfen

Als Project-Server-Zugriffsrecht nennt Microsoft unter anderem Planner Plan 1, Planner and Project Plan 3/5, Project Essentials und Project Professional 2021 mit aktiver Software Assurance.

ABLAUF

Ablauf verändert das Nutzungsrecht

Wenn die erforderliche aktive Berechtigung endet, darf die Subscription Edition nicht einfach unverändert weiterbetrieben werden. Etwaige Rechte für frühere Versionen müssen konkret geprüft werden.

Der Produktname „Subscription Edition“ ist keine reine Versionsbezeichnung.

Er steht für ein laufend aktualisiertes Produktmodell mit besonderen Voraussetzungen. Ein alter unbefristeter Serverkauf deckt die aktuelle Subscription Edition nicht automatisch ab.

Indirekter Zugriff zählt mit

Warum ein Portal, Bot oder Servicekonto CALs nicht automatisch reduziert

Multiplexing bündelt oder verschleiert Zugriffe technisch. Lizenzrechtlich bleibt jedoch entscheidend, welche Personen oder Geräte direkt oder indirekt auf das Microsoft-Produkt beziehungsweise seine Daten zugreifen.

PORTAL

Ein Frontend vor SQL Server

Greifen 100 User über ein eigenes Webportal indirekt auf SQL Server zu, wird im Server/CAL-Modell nicht nur das technische Portal- oder Servicekonto gezählt.

AUTOMATION

Bot oder Workflow als Vermittler

Automatisierte Übertragung, Pooling und Umleitung von Daten senken die erforderliche Zahl von Zugriffslizenzen nicht automatisch.

ALTERNATIVE

Anderes Lizenzmodell prüfen

Bei vielen oder unbekannten SQL-Zugriffen kann die Core-Lizenzierung wirtschaftlich und administrativ besser passen als das Server/CAL-Modell.

Technische Architektur und Lizenzmetrik müssen zusammen geplant werden.

Ein einziger Connection Pool bedeutet nicht einen einzigen User. Microsoft stellt ausdrücklich klar: Multiplexing reduziert die benötigte Lizenzzahl nicht.

Ein Praxisbeispiel

60 Büro-User, 12 Schichtgeräte und ein Kundenportal

Ein Unternehmen betreibt Windows Server, SQL Server, Exchange Server SE und eine Anwendung für externe Kunden.

Nutzung	Zu prüfen	Warum?
60 Büro-User mit Microsoft 365 E3	Vorhandene CAL-Äquivalente prüfen	M365 E3 kann Windows-, Exchange- und SharePoint-Zugriffsrechte des lizenzierten Users enthalten.
12 gemeinsam genutzte Schicht-PCs	Device-CALs oder passende User-Rechte vergleichen	Wenige Geräte werden von vielen Mitarbeitenden geteilt.
20 User starten Remote-Desktop-Sitzungen	20 RDS User-CALs oder passende Device-CALs zusätzlich	M365 E3 enthält nicht automatisch die RDS CAL.
Kundenportal auf zwei Windows Servern	External-User-Definition, Web-Workload-Ausnahme und gegebenenfalls zwei ECs prüfen	Ohne passende Ausnahme kann pro tatsächlich zugegriffenem Server ein EC erforderlich sein.
Portal greift auf SQL Server Standard zu	SQL Core-Modell mit Server/CAL vergleichen	Indirekte Kundenzugriffe werden durch das Portal nicht automatisch lizenzfrei.

Eine einzige Lizenzliste reicht nicht – der Zugriffsweg entscheidet.

Zuerst werden Personen, Geräte, Serverinstanzen, Funktionen und indirekte Datenflüsse erfasst. Erst danach lässt sich eine belastbare und wirtschaftliche Lizenzkombination bilden.

Typische Lizenzfehler

Diese sechs Annahmen führen häufig zu Lücken

01Wir haben den Server lizenziert, deshalb sind alle Zugriffe enthalten.
02Eine RDS CAL ersetzt die Windows Server Basis-CAL.
03Microsoft 365 E3 enthält automatisch jede Microsoft-Server-CAL.
04Jeder externe Auftragnehmer darf über einen External Connector abgedeckt werden.
05Ein Servicekonto bedeutet, dass nur eine CAL benötigt wird.
06Eine ältere CAL reicht auch für eine neuere Serverversion.

Vor dem Kauf und bei jedem Review

Zehn Fragen für eine belastbare Zugriffslizenzierung

01Welche Serverprodukte und Versionen laufen tatsächlich?
02Wie ist jede Serverinstanz beziehungsweise jeder Core korrekt lizenziert?
03Welche Personen und Geräte greifen direkt oder indirekt auf jedes Produkt zu?
04Ist für die Nutzung eine Base CAL, additive CAL oder beides erforderlich?
05Sind User-CALs, Device-CALs oder eine nachvollziehbare Kombination wirtschaftlicher?
06Welche Microsoft-365-, Office-365- oder Online-Service-Lizenzen sind echte CAL-Äquivalente?
07Benötigen einzelne User weiterhin separate RDS-, SQL- oder Project-Server-Rechte?
08Erfüllen vermeintlich externe Personen wirklich die seit Oktober 2024 geltende Definition?
09Wie viele Server werden von externen Personen tatsächlich erreicht und welche ECs wären nötig?
10Sind Versionen, Multiplexing, Vertragsprogramm und aktive SA-/Subscription-Voraussetzungen dokumentiert?

Das Wichtigste zum Mitnehmen

Server, Zugriff und Zusatzfunktion immer getrennt prüfen.

Eine Serverlizenz ersetzt keine CAL. Eine additive CAL ersetzt keine Basis-CAL. Und eine Microsoft-365-Lizenz ersetzt nur die Zugriffsrechte, die Microsoft für die konkrete SKU und den konkreten User ausdrücklich als CAL-Äquivalent nennt.

Nachprüfbar und aktuell

Die verwendeten offiziellen Microsoft-Quellen

CAL-Äquivalenzen, External-User-Rechte, Subscription-Voraussetzungen und verfügbare Produkte unterscheiden sich nach SKU, Vertrag, Programm und Zeitpunkt. Maßgeblich bleiben die aktuellen Product Terms und Vertragsunterlagen.

Hinweis: Dieser Artikel bietet eine verständliche Orientierung und ersetzt keine individuelle Vertrags-, Lizenz- oder Rechtsprüfung.