Microsoft-Lizenzierung · Modul 3 · Visio, Project & Planner
Visio, Project und Planner:
Wann wird wirklich eine zusätzliche Lizenz benötigt?
Ihr Team möchte Aufgaben planen, Projekte steuern oder Abläufe zeichnen? Dann benötigen Sie nicht automatisch neue Microsoft-Lizenzen. Vieles ist bereits enthalten – entscheidend ist, welche Person welche Funktion tatsächlich benötigt.
In 30 Sekunden
Erst schauen, was vorhanden ist. Dann gezielt ergänzen.
Einfache Aufgabenplanung und grundlegende Diagramme sind in vielen Microsoft-365-Plänen bereits enthalten. Zusätzliche Lizenzen werden erst für bestimmte Spezialfunktionen oder installierte Programme erforderlich.
- 01Planner organisiert Aufgaben im Team.
- 02Project hilft bei umfangreicher Projektplanung.
- 03Visio macht Abläufe und Strukturen sichtbar.
- 04Nicht jeder User braucht automatisch dieselbe Zusatzlizenz.
Ganz einfach erklärt
Was machen Planner, Project und Visio?
Die drei Namen klingen ähnlich kompliziert. Ihre Aufgaben sind eigentlich leicht zu unterscheiden.
Planner: Wer macht was bis wann?
Ein Team verteilt Aufgaben, setzt Termine und sieht, was bereits erledigt ist. Beispiel: Die Personalabteilung plant die Einführung neuer Mitarbeitender.
Project: Wie läuft ein größeres Vorhaben?
Eine Projektleitung plant viele zusammenhängende Arbeitsschritte. Beispiel: Ein neues IT-System kann erst getestet werden, nachdem es eingerichtet wurde.
Visio: Wie sieht ein Ablauf aus?
User zeichnen Prozesse, Organigramme oder technische Übersichten. Beispiel: Ein Diagramm zeigt, wie eine Software bestellt, genehmigt und bereitgestellt wird.
Vorhandene Lizenzen
Was ist bereits in Microsoft 365 enthalten?
Prüfen Sie vor dem Kauf, welche Microsoft-365-Lizenz die betreffende Person bereits besitzt.
Planner für einfache Teamaufgaben
Geeignete Microsoft-365-Pläne enthalten Planner für Aufgaben, Fälligkeitstermine, Checklisten und einfache Teamübersichten. Dafür ist normalerweise keine zusätzliche Planner-Lizenz erforderlich.
Visio für einfache Diagramme im Browser
Viele Business-, Enterprise- und Office-365-Pläne enthalten eine einfache Visio-Webanwendung. Browser bedeutet: Das Programm wird direkt über das Internet genutzt und nicht auf dem Computer installiert.
Nicht jede Spezialfunktion und nicht jedes Desktop-Programm
Die installierbare Visio-Desktop-App, die Project-Desktop-App und erweiterte Projektfunktionen gehören nicht automatisch zu einer normalen Microsoft-365-Lizenz.
Visio in Microsoft 365 ist beispielsweise in Microsoft 365 F3 enthalten, aber nicht in Microsoft 365 F1. Deshalb immer den konkreten Plan prüfen – nicht nur die Bezeichnung „Frontline“.
Visio-Lizenzen
Wann wird eine zusätzliche Visio-Lizenz benötigt?
Bei Visio entscheidet vor allem, ob jemand einfache Diagramme erstellt, umfangreichere Funktionen benötigt oder das Programm auf dem Computer installieren möchte.
Visio in Microsoft 365
Für einfache Flussdiagramme, Organigramme und gemeinsame Bearbeitung im Browser. In vielen berechtigten Microsoft-365-Plänen bereits enthalten.
Visio Plan 1
Für professionellere Diagramme, zusätzliche Vorlagen und umfangreichere Formen. Die Anwendung läuft im Browser; eine installierbare Visio-Desktop-App ist nicht enthalten.
Visio Plan 2
Für die Visio-Desktop-App und erweiterte Diagrammfunktionen. Passend für User, die komplexe Prozesszeichnungen, technische Pläne oder lokale Dateien bearbeiten.
Ob eine Person ein Visio-Diagramm bearbeiten darf, hängt auch vom Diagrammtyp und den vorhandenen Lizenzrechten ab. Die einfache Microsoft-365-Version deckt nicht automatisch alle professionellen Bearbeitungsfunktionen ab.
Planner und Project
Wann reicht Planner – und wann sind weitere Funktionen nötig?
Für viele Teams genügt die vorhandene Aufgabenplanung. Eine zusätzliche Lizenz wird erst interessant, wenn anspruchsvollere Projektfunktionen wirklich gebraucht werden.
Planner in Microsoft 365
Aufgaben anlegen, Personen zuweisen, Termine setzen und Fortschritte sehen. Ideal für alltägliche Teamarbeit.
Planner Plan 1
Zusätzlich Zeitachsen, Projektziele und Abhängigkeiten. Eine Abhängigkeit bedeutet einfach: Aufgabe B kann erst beginnen, wenn Aufgabe A erledigt ist.
Planner und Project Plan 3
Für umfangreichere Projektsteuerung, mehrere zusammenhängende Projekte und die installierbare Project-Desktop-App. Sinnvoll für User, die solche Funktionen tatsächlich verwenden.
Microsoft-365-User können in einem Premium-Projekt bestimmte Aufgaben bearbeiten, etwa Zuständigkeiten, Termine oder Anhänge. Erweiterte Ansichten und Premium-Funktionen benötigen dagegen eine passende zusätzliche Lizenz.
Schnelle Entscheidung
Welche Aufgabe braucht welche Lizenz?
Diese Übersicht hilft bei typischen Unternehmenssituationen. Maßgeblich bleibt immer der konkrete Microsoft-365-Plan.
| Was möchte der User tun? | Was kommt infrage? | Einfach erklärt |
|---|---|---|
| Aufgaben im Team verteilen und abhaken | Planner in Microsoft 365 | Die grundlegende Aufgabenverwaltung ist häufig bereits enthalten. |
| Projektzeitachsen und Abhängigkeiten nutzen | Planner Plan 1 | Erweiterte Projektfunktionen benötigen eine passende Premium-Lizenz. |
| Mit der installierten Project-App arbeiten | Planner und Project Plan 3 | Planner Plan 1 enthält die Project-Desktop-App nicht. |
| Ein einfaches Ablaufdiagramm erstellen | Visio in Microsoft 365 | Bei berechtigten Plänen kann die enthaltene Webversion ausreichen. |
| Professionelle Diagramme im Browser bearbeiten | Visio Plan 1 | Mehr Vorlagen und professionelle Diagrammtypen – ohne Desktop-App. |
| Die Visio-App auf dem Computer installieren | Visio Plan 2 | Plan 2 umfasst die erweiterte Desktop-Anwendung. |
| Nur einzelne Projektaufgaben aktualisieren | Oft vorhandener Microsoft-365-Plan | Bestimmte Änderungen sind auch ohne eigene Premium-Projektlizenz möglich. |
Prüfen Sie die tatsächliche User-Rolle, die verwendete Funktion und die vorhandene Berechtigung. Eine pauschale Lizenzierung des gesamten Unternehmens ist genauso falsch wie eine pauschale Freigabe ohne passende Rechte.
Preise verständlich
Was kosten die zusätzlichen Lizenzen?
Diese deutschen Microsoft-Listenpreise helfen bei einer ersten Orientierung. Bezahlt wird jeweils pro User.
| Produkt | Pro User und Monat | Wofür? |
|---|---|---|
| Visio in Microsoft 365 | Bei berechtigten Plänen enthalten | Einfache Diagramme im Browser. |
| Visio Plan 1 | 4,30 € | Professionellere Diagramme im Browser. |
| Visio Plan 2 | 13,00 € | Visio im Browser und als installierbares Desktop-Programm. |
| Planner in Microsoft 365 | Bei berechtigten Plänen enthalten | Einfache Aufgaben- und Teamplanung. |
| Planner Plan 1 | 8,70 € | Erweiterte Projektplanung und Zeitachsen. |
| Planner und Project Plan 3 | 26,00 € | Professionelle Projektplanung und Project-Desktop-App. |
Microsoft-Listenpreise in Deutschland, pro User und Monat, bei jährlicher Abrechnung und zuzüglich Umsatzsteuer. Partnerpreise, Vertragsbedingungen und vorhandene Lizenzrechte können abweichen.
Praxisbeispiele
Unnötige Lizenzkosten vermeiden.
Ein hoher Bedarf an Zusammenarbeit bedeutet nicht automatisch, dass alle dieselbe teure Speziallizenz benötigen.
100 Personen arbeiten an einem Projekt
Nur 10 Projektleitungen benötigen die Funktionen von Planner und Project Plan 3. Die übrigen 90 Personen aktualisieren lediglich Aufgaben, die ihre vorhandene Microsoft-365-Lizenz abdeckt. Dann werden 10 statt 100 zusätzliche Projektlizenzen benötigt.
260 € statt 2.600 € im Monat
100 Lizenzen von Planner und Project Plan 3 kosten rechnerisch 2.600 € pro Monat. Werden nur 10 berechtigte Projektleitungen lizenziert, sind es 260 €. Das spart 2.340 € monatlich – vorausgesetzt, alle übrigen User bleiben innerhalb ihrer vorhandenen Rechte.
Nicht jeder braucht das installierte Programm
Wer nur einfache Prozesse im Browser zeichnet, kann häufig die enthaltene Visio-Version verwenden. Visio Plan 2 wird nur den Usern zugewiesen, die die Desktop-App oder deren erweiterte Funktionen tatsächlich brauchen.
Wichtige Änderung 2026
Project Online endet – aber Project und Planner nicht.
Microsoft beendet Project Online am 30. September 2026. Das betrifft einen bestimmten Online-Dienst und nicht automatisch alle Produkte, in deren Namen „Project“ vorkommt.
Project Online
Der bisherige Online-Dienst wird am 30. September 2026 eingestellt. Unternehmen sollten vorhandene Projekte, Daten und Schnittstellen rechtzeitig prüfen und sichern.
Planner und die Project-Desktop-App
Die Abschaltung von Project Online bedeutet nicht, dass Microsoft Planner oder die installierbare Project-Anwendung ebenfalls verschwinden.
Ältere Plan- und Produktnamen
Bestehende Verträge können noch Bezeichnungen wie Project Plan 3, Planner und Project Plan 5 oder frühere Project-Online-Lizenzen enthalten. Diese Rechte müssen anhand des jeweiligen Vertrags geprüft werden.
Die frühere eigenständige Oberfläche „Project for the web“ wurde bereits in Planner überführt. „Project Online“ ist ein anderer Dienst und endet erst am 30. September 2026.
Weitere Voraussetzungen
Was kann zusätzlich erforderlich sein?
Eine Projekt- oder Diagrammlizenz ersetzt nicht automatisch alle anderen Microsoft-Dienste.
Nutzung innerhalb von Microsoft Teams
Wer Planner in Teams verwenden möchte, benötigt zusätzlich eine passende Teams-Berechtigung. Eine Project- oder Planner-Lizenz allein ersetzt Teams nicht.
Auswertungen und Projektberichte
Für bestimmte Berichte und Auswertungen in Power BI kann zusätzlich eine passende Power-BI-Lizenz erforderlich sein.
Planner Agent und Microsoft 365 Copilot
Die Nutzung des Planner Agent setzt eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz voraus. Für erweiterte Agent-Funktionen kann zusätzlich ein geeigneter Planner-Premium-Plan erforderlich sein.
Visio und Project als einmaliger Kauf
Visio Standard, Visio Professional, Project Standard und Project Professional können je nach Produkt und Vertragsmodell auch als separate Kauflizenzen vorhanden sein. Diese sind von den Abonnement-Plänen zu unterscheiden.
Vor dem Kauf
Sechs kurze Fragen genügen oft.
So wird aus einer unübersichtlichen Produktliste eine klare und wirtschaftliche Entscheidung.
- 01Welche Microsoft-365-Lizenz hat die Person bereits?
- 02Geht es um einfache Teamaufgaben oder um anspruchsvolle Projektplanung?
- 03Reicht die Anwendung im Browser oder wird ein installiertes Programm benötigt?
- 04Wer braucht zusätzliche Funktionen wirklich – und wer arbeitet nur an einzelnen Aufgaben mit?
- 05Werden außerdem Teams, Power BI oder Microsoft 365 Copilot genutzt?
- 06Gibt es noch bestehende Project-Online-Daten, die vor dem 30. September 2026 gesichert werden müssen?
Merksatz
Nicht das ganze Team lizenzieren – sondern die tatsächlich benötigte Funktion.
Planner organisiert Aufgaben, Project steuert umfangreiche Vorhaben und Visio visualisiert Abläufe. Prüfen Sie zuerst vorhandene Microsoft-365-Rechte und ergänze nur dort eine Lizenz, wo ein User zusätzliche Funktionen wirklich benötigt.
Offizielle Quellen
Geprüft anhand aktueller Microsoft-Dokumentation.
Verbindlich sind immer die aktuellen Microsoft Product Terms, der konkrete Vertrag, der Kaufzeitpunkt und die tatsächlich eingeräumten Nutzungsrechte.
- 01Microsoft: Visio plans, features, and current German prices↗Quelle öffnen
- 02Microsoft Support: About Visio in Microsoft 365↗Quelle öffnen
- 03Microsoft: Planner plans, features, and current German prices↗Quelle öffnen
- 04Microsoft Learn: Microsoft Planner subscriptions and licensing↗Quelle öffnen
- 05Microsoft Support: Frequently asked questions about Microsoft Planner↗Quelle öffnen
- 06Microsoft Support: Access Planner Agent↗Quelle öffnen
- 07Microsoft Lifecycle: Project Online retirement↗Quelle öffnen
- 08Microsoft Learn: Project for the web service description↗Quelle öffnen
Hinweis: Produktnamen, enthaltene Funktionen, Preise und Voraussetzungen können sich ändern. Sonderverträge, Education, öffentlicher Dienst und individuelle Bestandsrechte sind gesondert zu prüfen.